Business travel - šetrenie peňazí, času, nervov, bez kreditky a bez hotovosti

Poďme sa pozrieť na business travel z pohľadu účtovníctva firmy. Účtovníctvo si vedú nielen právnické, ale aj fyzické osoby, živnostníci, platcovia aj neplatcovia DPH. Logicky si teda všetky cestovné výdavky chcú dať do nákladov. 

Teda radi by. Mnohokrát je ale skúsenosť cestovateľov, zväčša ak cestujú prvýkrát do nejakej lokality nasledovná:

Nájdu si vyhovujúce ubytovanie (zväčša akciové, lebo zľavy veľkými červenými písmenami lákajú) cez nejaký vyhľadávač, potom nejakú supervýhodnú letenku – taktiež cez vyhľadávač, cestujú v stanovenom termíne do danej destinácie, priamo na mieste zisťujú, ako funguje miestna doprava, od letiska si zoberú taxík. Keď príde reč na účtovné položky, vyzerá to asi nasledovne:

• Na kúpu letenky je potrebná kreditná karta so správne nastaveným denným limitom pre transakcie.
• Na rezerváciu ubytovania je tiež potrebná kreditná karta (v niektorých zariadeniach nie, vo väčšine hotelov áno) a na portáli sú uvedené podmienky pre každé ubytovacie zariadenie zvlášť – niektoré si sumu odpočítajú okamžite a na mieste Vám vystavia faktúru, prípadne Vás odkážu, že si ju máte pýtať od rezervačného portálu. Niektoré hotely sumu z karty nestiahnu, požadujú platbu pri ubytovaní. Tam je potrebná buď hotovosť, alebo debetná karta.
• Taxík z letiska a jeho účtovné doklady v každej krajine sú samostatnou kapitolou, ale dajme tomu, že Vám vydá blok z registračnej pokladne aj s naúčtovanou DPH danej krajiny
• Účet z hotela je samostatná kapitola. Niektoré Vám naúčtujú DPH, iné nie. Niektoré Vám dajú faktúru, iné s tým majú problém, zašlú dodatočne, s rôznymi chybami, niektoré ubytovania Vám vypíšu príjmový pokladničný doklad, niektoré nedodržia cenu, uvedenú vo vyhľadávači, priúčtujú parkovné, cena neobsahovala mestské taxy a pod. Prípadne stiahnu kredit z kreditnej karty (ak ju máte) a následne je problém s doúčtovaním položiek, ktoré sa ešte rozhodnete využiť (wellness, hotelový bar, iné hotelové služby)
• Kreditnú kartu ste nemali firemnú ale pre rýchlosť zabookovania ste použili vlastnú?
• Postrácali sa Vám použité lístky z miestnej dopravy?
• Parkovací automat Vám nevydal potvrdenie o platbe?
• Vrátili ste sa domov s niekoľkými typmi účtovných dokladov, niektoré sú ešte na ceste, lebo Vám ich dopošlú a kvôli niektorým musíte otvárať internet banking a sťahovať výpisy.
• Otázka – koľko sme vlastne minuli nad plánovaný rozpočet?
• Otázka – koľko sme vlastne precestovali za celý rok?
• Otázka – ako si máme plánovať cash flow na cestovanie na ďalšie obdobie?

Denne sa stretávam s firemnými klientmi, ktorí buď sami cestujú ako štatutári firiem, alebo cestujú ich zamestnanci a tak musia plánovať cash flow na cestovné výdavky. Dôvod, prečo sa obrátili na profesionálnu agentúru, ktorá sa venuje primárne business travel bol aj poriadok v týchto výdavkoch. Tie totiž nefungujú ako vyhľadávač najlacnejších ponúk, aj keď máme v systéme všetky, aj akciové ponuky tak leteniek, ako aj ubytovacích zariadení a mnohokrát ich dokážeme klientovi nájsť za výhodnejšiu cenu, než bežné bookingové systémy. 

Hotovosť nie je nevyhnutnosť.

S agentúrou firma nepotrebuje riešiť hotovosť ani kreditné karty. A to ani pre štatutára, ani pre zamestnancov vyslaných na služobnú cestu. Na všetky služby dostanete do mailu voucher, ktorým sa preukážete, prípadne Vás už daný prepravca alebo ubytovacie zariadenie má v systéme, transport z letiska do hotela Vás už čaká pred letiskovou halou a je zmluvný (lacnejší ako letiskové taxi), zabezpečíme Vám dopredu aj lístky na lokálnu dopravu a dokonca aj prenajmeme auto na špeciálny voucher. Čiže žiadne dodatočné poistky ani dotankovanie nádrže doplna. S recepciou v hoteloch neriešite nič a na žiadne z využívaných služieb nepotrebujete hotovosť.

FAKTÚRA NA ZÁVER

Ach tá fakturácia. Mnoho bločkov, potvrdení, faktúr a účtovných (možno aj neúčtovných) dokladov v cudzom jazyku a Vy potom dokazujte prípadnej kontrole, že všetko to boli obhájiteľné uplatniteľné náklady, naozaj súvisiace s pracovnou cestou. S agentúrou sa netrápite prekladaním dokladov, ani tým, že by ste museli dokazovať druh výdavku, pretože až na konci cesty obdržíte riadnu JEDNU faktúru s takou štruktúrou údajov, ktorá bude vyhovovať obhájiteľnosti výdavkov. Nemusíte riešiť DPH, na ktorom doklade je, na ktorom nie je, pretože dostanete štandardnú faktúru od nás, teda slovenskej firmy, ktorá spĺňa náležitosti účtovného zákona na Slovensku. Nemusíte sa obávať, kto Vám koľko stiahol z karty, dodatočne vysvetľovať jednotlivé položky. Pracujete s full credit vouchermi, kde máte služby predplatené vo vopred dohodnutých a nemeniacich sa sumách. Okrem toho dostávate pravidelné reporty, napr. mesačné alebo ročné, ktoré využijete pri plánovaní cestovných výdavkov v ďalšom období, čo je výhodné pre manažment firiem, ktoré často cestujú. Hovorím z vlastnej skúsenosti z pohľadu agentúry a podľa skúseností našich klientov.

Ale keďže skúsenosť je neprenosná, rada na záver – vyskúšajte iba raz cestovať prostredníctvom business travel agentúry a sami zistite, aký je to rozdiel v cene, pohodlnosti, kvalite a ušetrenom čase.